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Manual - EMKT

Tabela de conteúdo

 
INICIANDO

Apesar da facilidade com que pode ser operado, o sistema oferece o que há de mais moderno no gerenciamento de ações de e-mail marketing e na manutenção e controle de listas de contatos.

Através de um único menu você tem acesso a todas as ferramentas, que possibilitam desde o simples envio de mensagens para uma lista de contatos, até a criação de ações periódicas disparadas automaticamente a partir de uma programação previamente definida.

Independentemente da forma como você utilizar o produto, você tem acesso a todas as informações referentes ao rastreamento dos e-mails, controle dos pedidos de remoção, personalização de mensagens, tratamento de erros, atualização automática da lista de contatos (indicando quais são os endereços inválidos) e muito mais.

Este tópico dá a você uma visão geral do funcionamento básico do produto e permite que em poucos minutos você crie uma ação, faça o disparo dos e-mails e obtenha os vários relatórios, em tempo real, sobre as ações dos seus contatos.

Em linhas gerais, a criação de uma ação é feita em 3 passos:

1. **Criação da mensagem** - Através desta opção você poderá inserir no sistema quantas mensagens quiser, deixando-as prontas para o disparo. Aqui você pode também armazenar modelos de mensagens, que serão usados para facilitar a construção de outras mensagens.

2. **Listas de contatos** - Caso sua lista de contatos já esteja atualizada no sistema, este passo pode ser eliminado. Esta opção permite a importação de arquivos com listas de contatos. Você pode criar quantas listas quiser, definir dados adicionais, e realizar diversas operações de pesquisa e manutenção de contatos.

3. **Ações (ou disparos)** - Esta opção representa a criação da ação de e-mail marketing propriamente dita. Além do acesso a todas as ações já agendadas e encerradas, você cria rapidamente uma nova, apenas preenchendo os dados do remetente, assunto, conteúdo e listas de contatos. Depois disto, basta informar quando o disparo deverá ser feito e aguardar.

Nos próximos tópicos você verá como funciona, em detalhes, cada uma destas operações, além de dezenas de recursos que tornarão suas ações mais eficientes.

 

Menu Principal

O menu do sistema permite o acesso a todas as ferramentas para criação e gerenciamento dos envios (ações) e das listas de contatos.

O primeiro bloco fornece as ferramentas necessárias para a utilização básica do produto, através dos 3 passos para a criação de uma ação. As demais opções representam ferramentas adicionais, que tornam este produto o mais completo do mercado.

O acesso a cada uma das opções deste menu está sujeito às permissões de cada usuário, definidas pelo usuário administrador. Se você não conseguir acessar alguma opção, fale com o administrador do sistema na sua empresa para verificar o motivo.

 

MENSAGENS

Esta opção do sistema não corresponde ainda ao disparo de e-mails propriamente dito. Refere-se somente à definição do conteúdo da peça. Através desta opção, você pode manter um cadastro de todas as mensagens ou modelos que podem ser utilizados a qualquer momento em qualquer ação no futuro.

 

Ações

A tela principal apresenta a lista das mensagens criadas e, na coluna mais à direita da lista, um conjunto de ícones que representam ações sobre cada mensagem. As ações possíveis são:

|Visualizar |Apresenta o conteúdo da mensagem em uma janela pop-up.| |Alterar |Edita o conteúdo da mensagem. | |Verificação ant-spam|Verifica o nível de aceitação da sua mensagem. | |Remover |Remove a mensagem da lista. |

Atenção! A opção de visualização da mensagem abre uma janela do tipo pop-up, portanto, é importante que você desabilite o bloqueador de pop-ups para este sistema, caso contrário esta e outras funções não funcionarão adequadamente.

 

Incluindo uma nova mensagem

A inclusão de uma nova mensagem pode ser feita de várias maneiras:

 

Criando uma mensagem a partir do editor do sistema

Ao escolher esta opção, você poderá criar sua mensagem através de um editor completo, com todas as opções de formatação de fonte, inclusão de imagens, definição de links e todos os demais recursos de edição. Apesar da opção de importação de arquivos, você também pode simplesmente colar uma mensagem, ou um código HTML, diretamente no editor.

 

Importando um arquivo

Esta opção importa um arquivo no formato HTML, que pode estar no seu computador local ou em alguma pasta na sua rede. Caso as imagens da sua mensagem não estejam armazenadas num endereço na internet, é preciso enviá-las para uma pasta disponível no sistema.

 

Importando o conteúdo da mensagem diretamente da Internet

Caso sua empresa tenha algum dispositivo de geração automática de conteúdo, diretamente na web, ou o designer responsável pela criação disponibiliza as mensagens na web, basta informar aqui o endereço para que o conteúdo da mensagem seja automaticamente transferido para o sistema.

 

Criando a mensagem a partir de outra existente

Esta opção permite que você crie uma nova mensagem, a partir de outra já cadastrada no sistema. É uma forma simples de garantir padronização de formatos e utilização de modelos predefinidos, sem depender de nenhum sistema externo de geração de conteúdo.

Depois de selecionada a forma de criação da mensagem, o sistema abrirá o editor para que você possa visualizar ou editar o conteúdo da mensagem e dar continuidade ao processo de inclusão.

 

Editando uma mensagem

Esta tela apresenta o editor do sistema em branco, para que você crie sua mensagem, ou apresenta-o já preenchido, caso você tenha optado pela importação do conteúdo. Independente da opção de criação, aqui é possível efetuar pequenos ajustes na mensagem antes de salvá-la.

Além do conteúdo visível no editor, você deve preencher os seguintes campos:

 

Título da mensagem


O título da mensagem é uma informação de uso interno e serve para que você possa identificar suas mensagens na lista. Esta informação não será utilizada como assunto da mensagem, nem como qualquer outra informação divulgada no e-mail enviado.

 

Área de interesse


Caso você queira gerenciar as permissões de seus contatos para recebimento de suas mensagens, é possível criar no sistema uma lista de áreas de interesse. Ao associar uma área de interesse à mensagem, os contatos que solicitarem remoção da lista deixarão de receber somente as mensagens cuja área de interesse seja a mesma. As mensagens associadas a outras áreas de interesse continuarão sendo enviadas para este contato.

 

Usuário

O campo “usuário” é solicitado somente quando o sistema estiver sendo utilizado pelo administrador da conta e serve para associar a mensagem ao usuário que terá acesso a ela posteriormente. Nos casos em que o acesso é feito por um usuário comum, a mensagem fica associada a ele automaticamente e este campo não é solicitado nesta tela.

 

Texto alternativo

O campo “Texto alternativo”, abaixo do editor, permite que você armazene um texto alternativo, que será apresentado aos destinatários que não possuem recursos de visualização de imagens e links. Embora raros, ainda existem softwares rudimentares e aparelhos móveis que permitem a visualização somente de textos sem formatação. O sistema identifica estes casos e apresenta este texto alternativo, de forma a garantir que a informação principal chegue ao seu destino.

A TAG [LINK_MENSAGEM] será substituída por uma URL (endereço internet), que dá acesso ao conteúdo formatado da mensagem através do navegador. Assim, caso o destinatário queira visualizar a mensagem original, bastará copiar a URL e acessá-la através de um navegador (Ex.: Internet Explorer).

 

Anexando arquivos

Esta tela permite a criação de mensagens com arquivos anexos, num total de até 50KB. Para envio de anexos com tamanho superior, entre em contato com o seu representante e verifique as condições comerciais.

Devido a eventuais problemas de caixa postal cheia, de alguns contatos, recomenda-se que as mensagens sejam as mais leves possíveis. O envio de arquivos anexos resulta em mensagens maiores, que podem não chegar a todos os contatos.

Uma alternativa para isto é substituir o anexo por um link, dentro da mensagem, que possibilite ao contato fazer download do arquivo. Esta prática torna a mensagem mais leve e ainda permite identificar quais contatos clicaram no link de download.

 

Personalização de mensagens

Uma vez que as mensagens são enviadas individualmente, é possível inserir em seu conteúdo dados específicos de cada contato. Para fazer isto é muito simples. Basta colocar entre colchetes (“[“ e “]”) uma das diversas informações disponíveis no cadastro dos contatos. Exemplo:

 Prezado(a) Sr(a). [NOME],
 É com satisfação que apresentamos...

Para saber todos os campos possíveis, utilize o botão “Campos personalizados” na barra de ferramentas do editor.

 [PREZ] [SR] [NOME],
 É com satisfação que apresentamos...

Os itens [PREZ] e [SR] serão substituídos pelo termo correto de acordo com o sexo do contato. É importante lembrar que estes itens devem ser cadastrados por você antes de serem utilizados nas mensagens. Veja o tópico “Campos personalizados por sexo” e “Identificação automática de sexo” para obter mais detalhes sobre este recurso.

 

Links contidos na mensagem

Após a confirmação do conteúdo da mensagem, o sistema fará a identificação automática dos links existentes, para que você possa selecionar quais serão rastreados e que título será utilizado para os links no relatório de cliques.

É possível que o título de cada link seja carregado automaticamente do código HTML da mensagem. Para isto, basta solicitar ao designer que insira a tag <TITLE> de cada link com seu respectivo título. Em caso de dúvida sobre esta questão, sugerimos que você entre em contato com o nosso suporte técnico.

O campo “Grupo”, ao lado de cada título, permite que os relatórios estatísticos apresentem os totais de cliques agrupados. Desta forma, além de saber quantos cliques cada link da sua mensagem recebeu, você ainda pode criar subtotais baseados em critérios específicos, como “Produtos”, “Banners”, “Notícias”, etc.

Para que você possa utilizar a classificação dos links por categoria, acesse a opção “Agrupamento de links”, no menu principal do sistema, e cadastre as categorias que você deseja totalizar.

 

Configurações adicionais da mensagem

O último passo para a criação de uma mensagem, é definir as opções adicionais sobre visualização alternativa, controle de pedido de remoção (opt-out) e link para controle de encaminhamento da mensagem.

A visualização alternativa permite que o destinatário tenha acesso ao conteúdo da mensagem através de um navegador. Não é preciso hospedar sua mensagem num servidor web para que isto funcione. O sistema cuida automaticamente de publicar a mensagem para você.

Para usar esta opção, basta indicar um texto que será inserido no topo de sua mensagem, em formato de link, ou selecionar um dos links já existentes na sua mensagem para esta função.

A opção de remoção da lista (opt-out) funciona da mesma forma. Você pode preencher a mensagem com um texto, que será inserido como link no rodapé da sua mensagem, ou selecionar um dos links existentes na sua mensagem, para assumir esta função.

A opção de encaminhamento da mensagem cria um link especial na mensagem. Quando acessado, permite ao leitor encaminhar sua mensagem para outros contatos. Você pode preencher o nome do link ou selecionar um dos links existentes na sua mensagem.

Veja o tópico “Preferências” para definir padrões para todos os textos acima.

 

Como funciona o controle de remoção automática

Quando o destinatário clicar sobre este link, o sistema irá automaticamente registrar seu pedido de remoção, alterando o status do seu endereço eletrônico de “válido” para “opt-out”. O status de opt-out pode ser total (quando o destinatário não recebe mais nenhuma mensagem enviada por você), ou parcial (quando o destinatário não recebe mais nenhuma mensagem de uma determinada área de interesse). Veja o tópico “Áreas de interesse” para mais detalhes.

 

Identificando o motivo da remoção

Você pode ainda criar uma lista de motivos (veja o tópico “Motivos de remoção”) e configurar sua ação para que o contato indique, através de uma janela, o motivo pelo qual ele solicitou a remoção. Esta informação será registrada e utilizada nos relatórios estatísticos.

A janela que solicita o motivo é completamente personalizável com sua logomarca e um texto explicativo. Veja o tópico “Preferências” para mais detalhes.

 

Como funciona o encaminhamento de mensagens

Quanto você habilitar este recurso, todos os contatos indicados pelos destinatários do seu disparo receberão automaticamente uma cópia da mensagem ao mesmo tempo que seu nome e e-mail são adicionados à lista dos contatos desta ação.

Após o envio dos e-mails, você poderá consultar um novo relatório que contém a relação dos novos contatos. A partir daí, você poderá exportá-los para uma nova lista, uma lista existente ou mesmo para arquivos externos.

Por último, ao consultar o histórico do contato que fez as indicações, você poderá checar a quantidade de indicações que ele fez.

 

Verificação Anti-spam


Através desta função você poderá verificar qual é o nível de aceitação da sua mensagem, com base em centenas de critérios utilizados pelos provedores de todo o mundo.

Basta clicar no ícone “Verificação Anti-spam” e o sistema apresentará uma escala de cores indicando o nível de aceitação e os principais motivos de uma provável rejeição.

Ao remover a seleção através da caixa de seleção à esqueda de cada motivo, você poderá simular a alteração no nível de aceitação antes de efetuar os ajustes necessários.

 

GERENCIANDO LISTA DE CONTATOS

Através das Listas de Contatos você pode organizar seus contatos de forma simples. A partir desta opção você pode, ainda, localizar contatos pelo nome ou endereço de e-mail, acessar cada contato da lista, e importar arquivos externos rapidamente.

 

Ações

A tela principal dos contatos apresenta uma relação com todas as listas de contatos do sistema e, na coluna mais à direita, um conjunto de ícones que representam ações sobre cada lista. As ações possíveis são:

|Alterar |Permite alterar o título da lista. | |Contatos |Apresenta a relação dos contatos da lista. | |Importar |Importa dados de arquivos externos para a lista selecionada. | |Remover |Remove a lista de contatos. |

 

Listas de Contatos

Nesta tela você tem acesso ao conteúdo detalhado de uma lista de contatos. A partir dela, você pode localizar contatos, aplicar filtros, consultar o status de cada contato (veja o tópico “Status dos contatos” para mais detalhes), inserir ou remover contatos manualmente, e ainda obter um relatório com o histórico de todas as ações das quais o contato participou e o que foi feito com a mensagem enviada. (veja o tópico “Histórico do contato” para mais detalhes).

 

Ações

Seguindo o mesmo padrão de outras listas do sistema, a relação de contatos de uma lista permite, através de ícones à direita do contato, que sejam executadas as seguinte ações:

|Opt-out |Exibe e permite alterar o status de opt-out total ou parcial. | |Histórico |Apresenta um histórico deste contato em todas as ações enviadas. | |Alterar |Edita o cadastro do contato selecionado. | |Remover |Remove o contato selecionado. |

Na parte inferior da tela você ainda pode alterar o status de um ou mais contatos, a partir da seleção manual de contatos, nos boxes à esquerda de cada contato.

O botão “Exportar” permite que você crie um arquivo no formato CSV ou Excel, com todos os dados dos contatos, selecionados a partir da sua busca ou filtro.

 

Cadastrando um contato manualmente

Esta tela permite a inclusão manual de um contato na lista selecionada. Nenhum dado é obrigatório, exceto o endereço eletrônico.

Observe que, se a sua lista contém o nome do contato, e suas peças são personalizadas para imprimir o nome, é recomendado que você não inclua um contato sem o nome, a fim de evitar que sua mensagem apresente inconsistências.

Caso você preencha a data de nascimento do contato, não é necessário informar a idade, pois o sistema fará o cálculo da idade no momento em que o disparo for executado. De qualquer forma, caso você não saiba a data de nascimento do contato, mas saiba a sua idade, basta preencher somente este campo.

A data de validade do contato serve para controlar contatos que devam receber suas mensagens por algum período limitado. Embora eles permaneçam na lista após esta data, é possível definir, na configuração do envio, se você quer ou não considerar contatos cuja data de validade tenha sido atingida.

Caso você esteja alterando um contato que esteja em mais de uma lista, utilize o campo “Atualizar todas as listas onde este contato estiver” e suas alterações serão replicadas em todas as listas automaticamente.

 

Status do contato

Ao consultar os contatos de uma lista selecionada, você já pode visualizar o status de cada um através de uma legenda de cores. Todos os contatos inseridos ou importados numa lista assumem o status de “Válido”. Este status pode mudar quanto, após um disparo, o sistema detectar que o endereço não existe (inválido) ou que o contato solicitou a remoção de seu endereço da lista (opt-out).

Após um disparo, os contatos cujo endereço não for válido, assumem o status de “Inválido”, e são apresentados na cor cinza.

Da mesma forma, os contatos que solicitarem remoção através do link de opt-out, no rodapé da mensagem, assumem o status de opt-out e são apresentados na cor vermelha.

Tanto os contatos quanto os que solicitaram remoção permanecem na lista, mas não são mais considerados nos próximos disparos.

Ao importar um arquivo externo, que possua contatos já existentes na lista do sistema, o status permanecerá inalterado, exceto se você indicar que os contatos importados devam perder o status de “opt-out”. Veja o tópico “Importando contatos” para mais detalhes.

 

Histórico de relacionamento por contato

Através do ícone de “Histórico do contato”, você tem acesso a todas os disparos feito para este contato, incluindo as ações tomadas em cada uma. Para cada disparo você poderá conferir se o contato recebeu a mensagem, abriu o e-mail, clicou em algum link, solicitou remoção ou indicou outros contatos, incluindo a data e hora exata em que cada evento ocorreu.

 

Exportação de contatos

Através da tela de “Exportação de contatos”, você pode criar rapidamente arquivos no formato CSV ou Excel, para utilização em outros aplicativos ou sistemas da sua empresa.

Basta selecionar a opção de formato e clicar no botão “Avançar”. A janela de download do seu navegador abrirá, dando-lhe a opção de abrir ou salvar o arquivo criado.

Independentemente dos dados que sua lista de contatos possua, todos os campos são exportados para este arquivo. Para mais detalhes, consulte o tópico “Campos da lista de contatos”.

 

Criando uma nova lista de contatos

Para incluir uma nova lista de contatos no sistema, basta informar um título que será utilizado para seu controle e, caso você seja o usuário administrador, indicar outro usuário que será o responsável pela lista.

Para saber mais sobre o box “Esta lista não permite a duplicidade do código externo”, veja o tópico sobre “Código externo”, neste manual.

 

Importação de contatos

Para adicionar, substituir ou remover contatos da lista, a partir do conteúdo de um arquivo externo. Os formatos de arquivo permitidos para importação são:

 

TXT

Arquivo de texto comum, que pode ser criado pelo bloco de notas. Deve ter um contato por linha e não permite a inclusão de outros dados do destinatário.

 

CSV

Arquivo semelhante ao TXT, porém permite outras informações além do e-mail. Os campos, neste caso, devem estar separados por ponto-e-vírgula e deve ter um destinatário por linha. Vários aplicativos, incluindo os produtos Microsoft Office, permitem importar/exportar dados neste formato.

 

XLS


Planilhas eletrônicas criadas pelo MS-Excel. Caso a primeira linha da sua planilha contenha o título de cada coluna, não se esqueça de informar isto na tela de importação. Isto ajudará o sistema a identificar o conteúdo de cada coluna. Não é necessário obedecer a uma ordem específica de colunas da planilha.

 

Ações

Ao importar um arquivo externo para uma lista já existente, você pode definir que tipo de ação deve ser tomada, sendo possível adicionar os contatos externos à lista, substituir ou remover os contatos existentes pelos que estão no arquivo, e até mesmo alterar o status dos contatos da sua lista, a partir do conteúdo do arquivo externo.

Adicionalmente, ao importar uma lista, você pode optar por alterar o status dos contatos existentes que estiverem como opt-out, para que eles voltem a receber suas mensagens. Faça isto somente se for uma política adotada pela sua empresa e se os destinatários contidos no arquivo externo de fato estiverem se tornando opt-in novamente.

 

Duplicidade e e-mail inválido

Ao efetuar uma importação, o sistema removerá qualquer duplicidade entre endereços eletrônicos que eventualmente exista no arquivo externo. Endereços que não estejam dentro do padrão, como por exemplo a ausência do “@” ou de pelo menos um ponto (.) de separação do domínio, são tratados pelo sistema de correção automática de endereços. Para saber mais, veja o tópico “Correção Automática de Endereços” neste manual.

 

Selecionando colunas na importação

Esta tela permite que você selecione as colunas do arquivo externo, indicando somente aquelas que devem ser importadas para a sua lista no sistema. As colunas do arquivo externo não precisam obedecer nenhuma ordem específica. Basta você indicar nesta tela a qual dado do contato se refere cada coluna.

Caso seu arquivo tenha o título dos campos na primeira linha, o sistema tentará associar cada coluna ao campo do contato, conforme o título. Por exemplo, a coluna com títulos como “email” ou “e-mail” serão associadas ao e-mail do contato. De qualquer forma, você poderá conferir e alterar isto nesta tela.

Se você não quiser importar alguma coluna, basta desabilitá-la, clicando no box à direita de cada título.

 

Código externo do contato

Um dos campos do cadastro de contatos é o “Código externo”. Este campo é utilizado nos casos em que você deseja manter a associação dos contatos com outros sistemas existentes na sua empresa, através de um código. “Código de assinante” e “Número do associado” são dois bons exemplos de uso deste campo.

Ao criar uma lista, você pode definir que o sistema não deve aceitar duplicidade do Código externo. Isto impedirá que um cliente, que teve seu e-mail alterado (mas não o seu código), receba a mensagem nos dois endereços.

Todos os relatórios estatísticos dos disparos preservam o “Código externo”, de forma que você pode estabelecer qualquer tipo de associação entre os resultados da ação e suas aplicações internas.

 

Correção automática de endereços de e-mail

A Correção Automática de Endereços é uma ferramenta extremamente útil que lhe ajudará a manter suas listas de contatos sempre atualizadas, sem perdas de endereços por erros comuns de digitação.

Logo na importação de listas, o sistema identifica erros comuns de digitação e efetua a correção. Neste ponto, somente endereços com formatos inválidos são tratados e você não precisa adotar nenhuma ação para isso. Erros comuns como a troca do arroba (‘@’) pelo dígito ‘2’ ou a substituição de pontos por vírgulas são casos tratados na importação das listas.

A tela de Correção Automática de Endereços permite que você selecione uma ou mais listas para executar o processo de correção. Este processo atua somente sobre endereços que, após o primeiro disparo, apresentaram erro permanente (endereço ou domínio inexistente) e portanto estão marcados como “Inválidos” na sua lista. Aqui, erros comuns como a existência do “.br” em endereços que deveriam terminar apenas em “.com” são automaticamente corrigidos.

O processo de correção é baseado numa biblioteca de erros comuns com mais de 4 mil itens que garante um índice bastante satisfatório de recuperação de dados.

 

AÇÕES (DISPAROS) DE E-MAIL

Em linhas gerais, a criação de um disparo nada mais é do que a fusão de uma mensagem com uma ou mais listas de contatos, além de alguns dados adicionais relacionados ao assunto e ao remetente das mensagens.

A tela principal de disparos permite diversas operações de criação e gerenciamento dos ações de e-mail marketing, além de um panorama geral das envios realizados.

 

Situação do disparo

Na relação geral de disparos, a coluna “situação” indica em que estágio o disparo se encontra, que pode ser uma das seguintes:

 

Não agendada


Indica que o disparo foi criado, mas ainda não foi determinado quando o envio das mensagens deve começar.

 

Pendente

Indica que o disparo já foi agendado, mas ainda não foi iniciado.

 

Preparando envio

Indica que o disparo está sendo preparado para iniciar. Este processo inclui preparação da mensagem e verificação de duplicidade de e-mails.

 

Enviando

Indica que a dispoaro está em andamento. Juntamente com esta situação, o percentual de mensagens enviadas é apresentado para seu acompanhamento. Neste momento, os relatórios estatísticos já estão disponíveis para consulta e já indicam possíveis aberturas e cliques.

 

Enviada


Indica que o disparo foi concluído e está ativo, registrando todas as ações dos contatos que receberam a mensagem.

 

Encerrada

Indica que o disparo foi encerrada e não registra mais nenhuma ação dos contatos, exceto solicitações de remoção (opt-out).

 

Envio parcial

Indica que o disparo já foi enviado, mas foi reaberta para reenvio parcial. Veja o tópico “Disparos Parciais” para saber mais sobre este recurso.

 

Ações

Seguindo o mesmo padrão das demais áreas do sistema, à direita de cada coluna você tem acesso a vários ícones que representam as ações possíveis sobre os disparos criadas. A tabela abaixo descreve a funcionalidade de cada um.

|Importar |Permite selecionar os contatos que receberão a mensagem. | |Visualizar |Apresenta o conteúdo da mensagem utilizada neste disparo. | |Teste |Permite enviar a mensagem, a título de teste, para até 10 endereços. | |Reenviar |Permite fazer um disparo parcial desta ação. | |Agendar |Define a data e horário do disparo, e as regras de reenvio e reagendamento. | |Interromper |Interrompe o disparo e aguarda até que um novo agendamento seja feito. | |Estatísticas |Apresenta todos os gráficos e relatórios do disparo selecionado. | |Alterar |Edita as configurações do disparo selecionado. | |Remover |Remove o disparo selecionada e todos os seus relatórios estatísticos. |

Para saber mais detalhes sobre o funcionamento de algumas das ações acima, verifique os tópicos relacionados no final desta tela.

A tela principal de gerenciamento dos disparos é automaticamente recarregada, a cada 30 segundos. Caso você queira desligar este recurso, selecione o box “Desligar a atualização automática desta página”, na faixa superior da tela.

 

Selecionando disparos

Na área superior da tela dos disparos, você pode aplicar filtros que ajudarão a localizar suas ações com mais rapidez. Esta seleção pode ser feita pelo título da ação, através do uso de uma palavra-chave, por período de envio, situação da ação, ou por campanha (veja o tópico “Agrupamento de ações por campanha”, neste manual).

Através do box à esquerda de cada disparo, é possível selecionar várias envios simultaneamente. Este recurso permite a emissão de um relatório consolidado, que inclui estatísticas de todas os disparos selecionadas. Para saber mais sobre “Relatórios consolidados”, acesse o tópico correspondente no final desta página ou no índice geral deste manual.

 

Criando uma nova ação

Há três formas de criar uma nova ação. A mais simples resume-se em selecionar uma mensagem pronta, previamente inserida no sistema (veja o tópico “Mensagens” neste manual).

A segunda opção possibilita que você crie uma nova ação, baseada nos mesmos dados de outra existente. Informações como listas de contatos, mensagem utilizada, dados sobre o remetente e assunto da mensagem, são copiados para a nova ação, mas você pode fazer todas as alterações que desejar antes de iniciar o disparo.

A terceira opção trata de um recurso avançado do sistema. As ações criadas nesta modalidade não utilizam uma mensagem criada previamente no sistema. Em vez disto, extraem o conteúdo da mensagem diretamente de uma URL (endereço de internet), no momento em que o disparo é iniciado.

Esta opção é extremamente útil quando uma mesma ação é disparada várias vezes e o conteúdo da mensagem deve ser atualizado automaticamente. Com este recurso você não precisará executar todos os passos exigidos na criação da mensagem, já que o sistema irá buscar seu conteúdo automaticamente, no último instante antes do disparo. Um bom exemplo de uso deste recurso é o das ações que enviam newsletters cujo conteúdo é gerado dinamicamente através de um banco de dados de notícias.

 

Dados básicos da ação

A primeira página de criação de uma ação é onde são definidos dados básicos sobre ela. A primeira parte refere-se aos dados utilizados pelo sistema, mas não são enviados junto com a mensagem. A segunda parte refere-se aos dados necessários para o envio das mensagens. Veja abaixo a definição de cada um dos campos da ação:

 

Título da ação

Esta informação é utilizada para identificar a ação em todo o sistema, mas não faz parte da mensagem e, portanto, não é vista pelo contato ao receber o e-mail. Normalmente o título de uma ação é igual ou semelhante ao assunto da mensagem, mas isto não é uma regra.

Campanha

Permite associar esta ação a uma campanha de marketing. Esta associação pode ser utilizada para emissão de relatórios consolidados que incluem várias ações de e-mail marketing dentro de uma mesma campanha.

Usuário

O campo “usuário” é solicitado somente quando o sistema estiver sendo utilizado pelo administrador da conta, e serve para associar a ação ao usuário que terá acesso a ela posteriormente. Nos casos em que o acesso é feito por um usuário comum, a ação é associada automaticamente, e este campo não é solicitado nesta tela.

Encerramento

Esta data indica quando o monitoramento da ação deve ser suspenso. Após esta data, somente as solicitações de remoção (opt-out) serão tratadas.

Nome do remetente

Este campo deve ser preenchido com o nome da pessoa ou empresa que está enviando a mensagem. O uso de um nome, além do endereço de e-mail, torna sua mensagem mais autêntica, ao contrário do que ocorre com a maioria das mensagens enviadas por spammers.

Remetente

Este campo deve ser preenchido com o endereço de e-mail do remetente, e irá junto com seu nome, no cabeçalho da mensagem.

Endereço de retorno

Normalmente este campo contém o mesmo endereço do remetente, porém, caso você prefira que as respostas aos e-mails enviados sejam direcionadas para outro endereço, basta mudar o conteúdo deste campo. Ao contrário do que ocorre com programas utilizados por spammers, aqui você não precisa utilizar um endereço inexistente para evitar o recebimento de grandes quantidades de mensagens de erro. O sistema intercepta todas as mensagens que retornam e impede que elas cheguem à caixa postal deste endereço, exceto quando se tratar de uma resposta normal.

Assunto

Este campo refere-se ao assunto do e-mail que será enviado. Procure utilizar um conteúdo específico e evite o excesso de palavras como “grátis”, “promoção”, etc. Evite também o excesso de letras maiúsculas, pois tais práticas aumentam o índice de bloqueio da mensagem por sistemas anti-spam.

Assim como na mensagem, você pode personalizar o assunto. Para isto, basta utilizar as mesmas regras de personalização utilizadas pelo editor. Veja o tópico “Personalizando o conteúdo da mensagem” para mais detalhes.

Conteúdo do e-mail

O preenchimento deste campo depende do tipo de ação selecionado no início da criação. Caso sua ação seja baseada numa mensagem pronta, armazenada no sistema, basta localizar na lista o título de mensagem desejada. Caso sua ação seja do tipo dinâmica, cujo conteúdo é importado automaticamente da internet, no momento do disparo, preencha este campo com o endereço web completo. Este endereço deve ser válido e, caso seja acessado pelo navegador, deve carregar exatamente o conteúdo do e-mail que você pretende enviar.

Palavra-chave

Este campo só é solicitado na criação de ações dinâmicas. Você deve preenchê-lo com uma palavra qualquer que esteja dentro da mensagem importada. Ao iniciar o disparo, o sistema fará a verificação da existência desta palavra no conteúdo da mensagem e, caso não a encontre, enviará um e-mail ao usuário informando que a ação não foi disparada. Este recurso evita que um eventual problema, no acesso ao conteúdo, resulte no disparo de uma mensagem errada para todos os contatos.

Solicitação do motivo de remoção

A última opção da tela de criação de uma ação indica se você quer solicitar aos contatos que informem o motivo pelo qual não querem mais receber seus e-mails. Desta forma, sempre que um contato clicar no link de opt-out (normalmente no final da mensagem), solicitando a remoção de seu nome da lista, uma janela será aberta solicitando que o contato selecione o motivo.

Com este recurso, o relatório estatístico de pedidos de remoção apresentará um subtotal, indicando quantos pedidos foram feitos para cada motivo, além da possibilidade de consultar os contatos por esta classificação.

Para utilizar este recurso, não se esqueça antes de criar a sua própria lista dos possíveis motivos de remoção (veja o tópico “Motivos de remoção”), e personalizar a janela com sua logomarca e texto explicativo (veja como fazer isto em “Preferências”).

 

Selecionando listas de contatos para a ação

A seleção dos contatos de uma ação pode ser feita em duas situações. A primeira, a qualquer momento antes do disparo da ação, permite que você selecione uma ou mais listas de contatos, que serão os destinatários do disparo.

Caso um mesmo contato esteja inserido em duas listas selecionadas, o sistema removerá a duplicidade antes de enviar a mensagem.

Caso sua ação já tenha sido enviada, esta operação permite que sejam feitos disparos parciais, somente com novos contatos não considerados anteriormente. Por exemplo, se você adicionou novos contatos na sua lista e gostaria que eles recebessem uma ação já criada e enviada, basta usar esta operação. O sistema identifica os novos contatos e faz o envio somente para eles.

 

Filtrando contatos da ação

Após a seleção de uma ou mais listas de contatos, você pode ainda aplicar filtros mais específicos. A tela que permite esta operação é bastante simples, porém, alguns campos merecem maior detalhamento, devido aos tratamentos automatizados do sistema.

 

Filtro por idade

Caso você utilize filtro por idade, é importante saber que o sistema calcula a idade de cada contato automaticamente, a partir da data de nascimento. Este cálculo é feito no momento da criação da ação e não durante o envio.

Data de validade

Um dos campos que podem ser inseridos na lista de contatos é a data de validade. Isto tem o objetivo de permitir ações de “degustação” para determinados grupos, que devem receber suas mensagens por prazo limitado.

Teste da ação

Ao clicar no ícone de teste da ação, você pode informar até 10 endereços para que a mensagem seja enviada imediatamente. Opcionalmente, o assunto da mensagem pode ser alterado com a inclusão do texto “[Teste]”.

A mensagem enviada neste teste é absolutamente idêntica à que será enviada no disparo real, exceto pelo fato de que os cliques e solicitações de remoção não serão registrados.

Caso sua mensagem utilize personalização, os termos entre colchetes (“[“ e “]”) serão substituídos por termos que indicam o sucesso da substituição. Caso você utilize algum termo entre colchetes, que o sistema não reconhece, eles permanecerão inalterados na mensagem de teste.

 

Agendamento do envio

A tela de agendamento da ação provê vários recursos não apenas de programação do envio, como também permite estabelecer regras para reenvios parciais ou reagendamentos predefinidos da mesma ação. Para o uso básico do sistema, você deve apenas selecionar quando quer que o disparo seja feito.

A opção “Não agendar o envio agora” permite que você deixe sua ação criada sem data de envio definida.

Para uso dos recursos mais avançados, veja a relação dos tópicos associados ao agendamento, no final desta tela.

 

Escolhendo a prioridade do envio

Esta opção permite ajustar a velocidade do envio da mensagem. Caso você queira disparar várias ações simultâneas, com diferentes níveis de prioridade, basta selecionar diferentes opções nesta tela.

A opção “Primeiro disparo” é bastante útil, principalmente quando é a primeira vez que sua lista de contato é utilizada neste sistema. Isto se deve ao fato de que uma lista com muitos endereços inválidos pode causar o bloqueio por parte de alguns provedores, que utilizam este recurso para se protegerem de ataques de spammers. Este bloqueio não tem nenhuma relação com sistemas anti-spam, e é automaticamente removido após algumas horas. Porém, recomendamos que esta opção seja utilizada até que sua lista de contatos esteja completamente atualizada.

Veja mais dados sobre velocidade de entrega no tópico “Informações sobre entrega de mensagens”, neste manual.

 

Reenvio de ações

Após a conclusão de um disparo, você pode solicitar ao sistema que faça um reenvio total ou parcial da ação. Isto é feito através do ícone “Reenviar”, na coluna à direita da ação selecionada.

O reenvio total solicitará uma nova data e hora de disparo, e fará com que todos os destinatários recebam a mensagem novamente. Caso a mensagem seja obtida automaticamente pela internet, ela será atualizada antes do envio.

O reenvio parcial envia a mensagem somente para os destinatários que não receberam a mensagem anteriormente, devido a erros temporários, tais como: Caixa Postal Cheia, Falhas de Entrega e Bloqueios Temporários.

Se você preferir, pode ainda programar o sistema para fazer este reenvio automaticamente, após o fim do primeiro disparo. Veja o tópico “Agendando o disparo” para saber mais detalhes.

 

Reagendamento automático de envios

Com o preenchimento dos campos deste bloco, você pode programar o sistema para criar cópias periódicas da ação, e fazer o disparo em data e horários predefinidos. O sistema fará todos os disparos automaticamente, até que os créditos para envio se esgotem ou que seja estabelecida uma data para suspensão do reagendamento.

É possível combinar o reagendamento automático de ações com o recurso de importação da mensagem diretamente da web e, desta forma, criar um sistema completamente automatizado, que envia periodicamente mensagens atualizadas.

Independentemente de você utilizar os recursos de reenvio ou reagendamento, após agendar o disparo da ação não é necessário que você permaneça conectado ao sistema. O servidor responsável pelo envio dos e-mails se encarrega de verificar sua agenda e fazer tudo sozinho.

As regras para a criação de ações automatizadas são definidas na tela de agendamento do envio.

 

Adicionando novos contatos em ações já enviadas


Nesta versão do sistema é possível adicionar contatos à ação, mesmo depois que o disparo foi concluído. O processo para isto é simples. Basta selecionar novamente as listas de contatos utilizadas na ação, e os contatos que foram inseridos posteriormente serão adicionados à ela.

Se você selecionar outras listas, diferentes das listas originais da ação, o processo funcionará da mesma forma. Depois disto, basta agendar o disparo novamente.

 

Velocidade do disparo

A duração de um disparo depende de diversos fatores, sendo que o principal deles é a qualidade da lista de contatos que você estiver utilizando. Quanto mais endereços inválidos existirem na lista, maior a quantidade de retentativas que o sistema fará, causando atraso na entrega das demais mensagens.

Considerando um caso médio, a velocidade de envio varia entre 80 e 180 mil mensagens por hora. Caso você esteja utilizando um servidor compartilhado com outros clientes (verifique seu contrato junto ao seu fornecedor), esta velocidade pode cair quando outras ações estiverem sendo disparadas.

A estrutura utilizada para disparos conta com uma rede de servidores que interagem entre si, para determinar qual é o equipamento mais adequado (com menos disparos em execução) no momento do envio.

Mesmo que um destes equipamentos sofra falha e seja desativado, os demais servidores sabem como cuidar da sua ação e garantir que o disparo seja feito sem atraso.

Outro item que influencia na velocidade do disparo é o tamanho da mensagem e a quantidade de links existentes dentro dela. Quanto mais links, maior o tempo de disparo, embora na prática isto cause uma redução máxima em torno de 10% na performance.

Além disto, o sistema conta com uma tecnologia exclusiva, capaz de analisar o conteúdo da lista de contatos e inserir variações propositais na velocidade de disparo, de acordo com o tipo de provedor utilizado por cada destinatário. Embora tal tecnologia seja um dos segredos do produto, podemos afirmar que, graças a ela, garantimos a melhor relação entre performance e qualidade de entrega do mercado.

Para mais informações sobre o funcionamento do sistema de correio eletrônico e dos dispositivos de proteção que influenciam na qualidade de entrega das mensagens, veja o tópico “Informações sobre entrega de mensagens”, deste manual.

 

ESTATÍSTICAS DAS AÇÕES

Imediatamente após o início do disparo, quando a primeira mensagem sair do servidor, você já poderá consultar os relatórios estatísticos da ação. Todas as informações sobre as ações tomadas pelos contatos são registradas e apresentadas em tempo real nos relatórios da ação.

 

Resumo Geral

Este é o relatório básico sobre as estatísticas da ação. Mostra todos os dados referentes à mensagem enviada e os totais enviados e entregues, além de um resumo da quantidade de links clicados.

Através do botão situado no canto superior direito deste relatório você pode criar um relatório no formato PDF, que inclui este resumo e os demais relatórios sobre a ação.

Na tabela de totais por link, a coluna “Únicos” indica a quantidade de contatos distintos que clicaram no link, enquanto a coluna “Total” refere-se à quantidade total de cliques. Quando estes valores são diferentes, significa que alguém clicou mais de uma vez no link correspondente.

Estatísticas de Acesso

Este relatório apresenta mais detalhes sobre dados específicos do acesso, ou seja, quem recebeu a mensagem e quem a abriu. Mostra também um total de cliques, independente do link da mensagem, ou seja, totaliza a quantidade de contatos diferentes que clicaram na mensagem.

Com exceção do relatório de resumo da ação e dos relatórios consolidados, todos os relatórios do sistema possibilitam a consulta à lista de contatos referente a cada indicador.

Estatísticas por Data e Hora

Este relatório mostra a estatística de abertura das mensagens, por data e hora. Com base nestas informações você pode definir o melhor dia da semana e horário para executar suas ações. As informações deste relatório são registradas no momento em que a abertura da mensagem ocorre e termina na data de encerramento da ação, definida no momento de sua criação.

Estatísticas por Link

Este relatório mostra os totais de cliques em cada link, indicando a quantidade de contatos diferentes (cliques únicos) e o total geral de cliques.

Para criar listas específicas de contatos que clicaram em cada link, utilize a opção de exportação, a partir da lista de contatos associados ao link desejado.

Relatório de Indicações

Este relatório apresenta a lista dos contatos que foram indicados pelos destinatários originais da ação. Se um contato indicado fizer o encaminhamento da mensagem a outros, os novos também entram nesta relação.

Para que este recurso funcione, não se esqueça de configurar na sua mensagem o uso de um link de encaminhamento, pois é através dele que todo o recurso funcionará automaticamente.

Além disso, é possível exportar o relatório completo, com todos os contatos e todos os tipos de erro, para um arquivo externo, no formato CSV ou Excel.

Estatísticas de Navegação (pós clique)

Este relatório apresenta informações importantes sobre o comportamento dos seus contatos dentro do seu site, após o clique nos links de sua mensagem. Através deste relatório é possível obter dados como:

- Visitantes que estão acessando seu site pela primeira vez. - Visitantes que já estiveram no seu site antes deste disparo. - Quantidade total de páginas visitadas. - Páginas mais visitadas. - Duração média das visitas.

Atenção! Para que estes dados estejam disponíveis é preciso instalar um dispositivo de monitoramento em seu site. O processo é simples, rápido e seguro e pode ser feito com auxílio de nossa equipe de atendimento.

Não deixe de conhecer também a versão completa do WebReports, nosso mais completo sistema de monitoramento de navegação com relatórios inéditos e exclusivos que nenhum outro produto oferece.

Com ele você monitora absolutamente tudo que acontece em seu site, independente da origem do acesso, agrupando suas estatísticas por período, campanhas e ações de marketing eletrônico ou por cobertura geográfica.

 

Cobertura Geográfica

Este relatório apresenta um mapa indicando onde ocorreram as aberturas de sua mensagem. Inicialmente um mapa mundial indica a relação dos países onde o acesso ocorreu. A partir de cliques no mapa ou no relatório você poderá detalhar a consulta até obter a lista de aberturas em cada município (alguns países apresentam apenas a divisão por estado ou província).

Este recurso é um módulo opcional que pode ser obtido separadamente. Caso você não tenha acesso a ele, entre em contato com seu representante ou com nosso departamento de atendimento e solicite mais informações.

 

Solicitações de Remoção (opt-out)

Este relatório apresenta a lista dos contatos que solicitaram remoção (opt-out) na ação. Caso sua ação tenha sido criada com a opção ”Solicitar o motivo de remoção”, este relatório apresentará os totais agrupdos pelos motivos cadastrados no sistema.

A partir de cada total, você pode consultar os contatos através do ícone correspondente, à direita do relatório. Caso sua ação não solicite motivo de remoção, este relatório apresenta a relação de contatos.

Não é necessária nenhuma ação para suspender o envio de mensagens, pois o sistema atualizará a lista automaticamente, impedindo que os próximos disparos incluam estes contatos. Veja o tópico “Gerenciando solicitações de remoção”, para mais detalhes.

 

Relatório de Erros de Entrega

Este relatório apresenta um resumo dos erros ocorridos durante e após o disparo. Os erros são classificados em dois grupos: Os erros temporários, também conhecidos como soft bounces, são aqueles que não invalidam o endereço do destinatário (Ex.: Caixa postal cheia). Os erros permanentes, ou bounces, são aqueles que indicam que o endereço do destinatário não é mais válido (Ex.: Endereço desconhecido).

Quando um erro permanente ocorre, o sistema altera o status do endereço em todas as listas onde ele estiver. Nos próximos disparos este endereço não é mais considerado, embora permaneça no banco de dados para consulta, exportação, ou para ser submetido ao processo de auto-correção, disponível no sistema.

Para consultar a lista de contatos do relatório de erros, basta clicar no ícone à direita do tipo de erro, conforme o padrão dos demais relatórios do sistema. Além disso, é possível exportar o relatório completo, com todos os contatos e todos os tipos de erro, para um arquivo externo, no formato CSV ou Excel.

Para saber mais sobre o tratamento de erros, veja o tópico “Tipos de erro” a seguir.

Tipos de Erro
Anti-spam

Indica que sua mensagem foi bloqueada pelo servidor do destinatário, por ter sido considerada spam. Este processo não tem nenhuma relação direta com o fato de você estar enviando e-mails em grandes quantidades, mas sim com a forma como o servidor de destino foi configurado e como sua mensagem foi criada.

 

Caixa postal cheia


Este erro é comum quando o contato utiliza uma conta de e-mail pública (hotmail, yahoo, gmail), que tem limite de espaço em disco para mensagens. A falta de uma verificação mais freqüente, por parte do contato, acaba mantendo um excesso de mensagens no servidor, eliminando espaço para o recebimento de novas mensagens.

Este sistema permite que seja feito um novo disparo somente para estes casos, algumas horas ou dias após o primeiro disparo. Veja mais sobre isto no tópico “Reenvio parcial de ações”.

 

Caixa Postal Indisponível

Indica que o endereço eletrônico do contato não está disponível para recebimento de mensagens. O sistema tenta entregar a mensagem por 6 vezes, durante 6 horas, para só então registrar o erro. Uma das causas deste erro é a suspensão do serviço de e-mails do provedor do seu contato.

Por se tratar de uma situação que pode ser temporária, o endereço do contato permanece válido e é considerado nos próximos envios.

 

Erro desconhecido


Infelizmente, a maioria dos servidores de e-mail existentes na Internet, permitem que as mensagens de erro sejam configuradas de acordo com a vontade de seus administradores. Isto faz com que exista um grande número de mensagens diferentes, o que torna impossível classificar o erro em um dos sete tipos conhecidos.

Por esta razão, quando o sistema não consegue identificar o tipo de erro, a partir do conteúdo da mensagem, ele é classificado como “Erro desconhecido”.

Periodicamente, nossa equipe técnica analisa o conteúdo destas mensagens e as armazena num banco de dados, que é utilizado na classificação. Isto faz com que cada vez mais tipos diferentes de mensagens sejam classificados corretamente, reduzindo a ocorrência deste tipo não identificado.

 

Destinatário desconhecido

Indica que o endereço de e-mail do contato não existe. Neste caso, o sistema irá alterar o status do endereço para “inválido” e as próximas ações não irão mais considerá-lo no disparo, até que você adote algum procedimento de correção ou remoção do contato.

 

Servidor desconhecido


Indica que o domínio (toda a parte do endereço que vem após o “@”) não existe. O tratamento deste contato é idêntico ao caso do “Destinatário desconhecido”.

 

Conteúdo rejeitado


Indica que a mensagem foi rejeitada pelo servidor de destino. Isto ocorre normalmente quando o administrador do servidor configura seu sistema para impedir o recebimento de mensagens com determinado conteúdo (palavras específicas), tamanho, ou tipo de arquivo anexo que possa conter vírus.

 

Falha de entrega

Este erro indica que o endereço de e-mail do contato é válido, mas, por motivo de falha temporária no servidor de destino, a mensagem não pôde ser entregue.

O sistema, ao receber este erro, faz outras 6 tentativas durante as primeiras 6 horas após o disparo, só registrando este erro após este período.

 

Verificando detalhes sobre o erro

Ao consultar a lista dos contatos, a partir do relatório de erros, além dos dados do contato você pode conferir a mensagem original do erro.

Caso você tenha alguma dúvida a respeito da classificação do erro e queira conferir o conteúdo original da mensagem, acesse a lista de contatos associados ao erro em questão, e em seguida utilize o ícone que aparece ao lado direito, conforme mostrado abaixo:

|Visualizar |Apresenta o conteúdo da mensagem de erro original |

As mensagens de erro originais ficam armazenadas no sistema pelo período de 10 dias após o envio da ação, após os quais são removidos do banco de dados.

 

Extraindo listas de contatos a partir dos relatórios


A partir dos relatórios estatísticos, você pode consultar detalhadamente a lista dos contatos associados, a cada indicador. Por exemplo, saber quem clicou em determinados links da sua mensagem, identificar os endereços que apresentaram erro de caixa postal cheia, ou simplesmente verificar todos os contatos que abriram a mensagem. Para isto, basta clicar no ícone à direita de cada informação do relatório:

|Contatos |Apresenta a lista de contatos associados à informação selecionada. |

A partir desta consulta, é possível ainda exportar os contatos para arquivos externos (CSV ou Excel), ou ainda criar uma nova lista de contatos no sistema, para ser utilizada por uma nova ação mais dirigida.

Ao consultar a lista de contatos de qualquer indicador dos relatórios da ação, você pode exportá-la de várias formas, criando listas mais específicas, como:

- Contatos clicaram em determinados links. - Contatos que abriram determinadas mensagens. - Contatos que não receberam a mensagem por motivo de caixa postal cheia. - etc.

Para isto, basta utilizar o botão “Exportar”, no final da relação de contatos que você estiver consultando.

Além das opções de formato já conhecidas (Texto e Excel), você pode criar uma nova lista no próprio sistema, facilitando, desta forma, a criação de novas ações mais segmentadas. Para acessá-la, basta clicar no botão “Exportar”, da lista de contatos obtida de qualquer relatório estatístico da ação.

 

Relatório Consolidado de Ações

O relatório consolidado permite emitir, numa só página, as estatísticas de diversas ações. Se você criou sua própria lista de campanhas de marketing e estabeleceu a associação entre as ações e estas campanhas, o relatório consolidado mostrará, primeiramente, um total por campanha. Para consultar os detalhes de cada ação, basta clicar no ícone com o sinal “+”, à esquerda de cada grupo.

A coluna “Contatos” mostra a quantidade de contatos distintos, portanto, se várias ações foram enviadas para os mesmos contatos, esta coluna não terá nenhuma correspondência com as demais colunas, nem com o total apresentado na última linha.

Da mesma forma, é possível criar grupos para totalizar links por critérios definidos pelo usuário. Se você utilizou este recurso, o segundo bloco do relatório mostra, por campanha de marketing, o total de cliques em cada grupo de link, organizados em colunas.

Para saber mais detalhes sobre a criação de campanhas de marketing e grupos de links, consulte os tópicos relacionados no final desta tela.

 

Gerenciando solicitações de remoção (opt-out)

Este grupo de funções permite um gerenciamento mais completo e automatizado dos pedidos de remoção. Bastam algumas configurações iniciais e todas as solicitações de remoção são automaticamente registradas pelo sistema.

O sistema insere o link de remoção automaticamente, no final de suas mensagens, e controla o pedido de forma a evitar que os contatos recebam novamente suas mensagens.

Você pode controlar os pedidos genericamente ou criar áreas de interesse específicas, enviando somente mensagens permitidas por cada contato.

Ao criar sua própria lista de motivos, você ainda pode configurar cada ação para solicitar e registrar o motivo pelo qual o contato pediu remoção.

Veja mais detalhes nos tópicos relacionados a seguir.

 

Definindo áreas de interesse

Você pode atribuir, a cada mensagem, uma área de interesse (ou tema) diferente. Isto faz com que as solicitações de remoção (opt-out) sejam específicas para a área de interesse da mensagem recebida, ou seja, o contato deixa de receber as próximas mensagens desta mesma área de interesse, mas continua recebendo outras mensagens.

A área de interesse é solicitada no momento em que você criar uma nova mensagem no sistema.

 

Motivos de remoção

Caso você queira saber o motivo pelo qual alguns contatos solicitam opt-out, esta opção do sistema permite que você crie sua própria lista de motivos possíveis. Para utilizá-la, basta assinalar na criação da ação que você quer pedir o motivo para os contatos.

Quando um contato clica no link de pedido de remoção, uma janela será mostrada com a sua logomarca e um texto explicativo (veja como atualizar isto em “Preferências”), além da lista de motivos cadastrados.

 

OUTROS RECURSOS

Este bloco do menu permite que você defina algumas características do sistema, que serão utilizadas por diversos outros recursos. Sugerimos que você conheça cada um dos tópicos deste bloco e preencha os campos com as informações de sua preferência. Em caso de dúvida, consulte os tópicos relacionados no final desta tela ou entre em contato com nosso suporte técnico.

 

Agrupando ações por Campanha de Marketing

Caso você utilize o agrupamento de vários disparos dentro do conceito de Campanha de Marketing, utilize esta opção para criar suas campanhas e associar seus disparos a elas..

Na lista de ações, você poderá aplicar filtros por campanha. Os relatórios consolidados mostrarão os totais por campanha, além do total geral e o total de cada disparo.

 

Agrupando links por categoria

Este recurso possibilita a criação de grupos que totalizarão os cliques nos seus links, por critérios específicos, que você mesmo pode definir. Você pode, por exemplo, criar grupos para diferenciar cliques em links institucionais, notícias e banners, de forma a obter totais por cada um destes grupos no relatório consolidado das ações.

 

Personalização de mensagens com base no sexo do contato

Este recurso permite que você crie seus próprios termos para personalização das suas mensagens. Estes termos serão inseridos na mensagem entre colchetes (“[“ e “]”) e traduzidos para o conteúdo que você especificar, de acordo com o sexo do contato.

Por exemplo, para criar uma saudação personalizada, você pode inserir nesta tabela o campo [PREZ], indicando que ele deverá ser traduzido para “Prezado”, “Prezada” ou “Prezado(a)”, caso o sexo do contato não seja identificado.

Através de um conjunto de campos é possível criar mensagens totalmente personalizadas, de acordo com o sexo. Se você tem conhecimentos básicos de HTML, poderá personalizar até mesmo imagens e links da sua mensagem facilmente através deste recurso.

 

Criando campos adicionais na lista de contatos

Aqui você pode definir quais campos você quer adicionar no cadastro do seu contato e definir um título para cada um. Estas definições são válidas para todas as listas igualmente. Se você desabilitar algum campo, o conteúdo inserido anteriormente permanecerá salvo, mas não será mais visto em nenhuma tela do sistema.

 

Preferências Gerais do sistema

Através desta tela, você pode definir alguns termos preferenciais que serão utilizados por outras funções do sistema. Estas informações estão organizadas nesta tela, nos seguintes blocos:

 

Textos e Links

Preencha estes campos com o conteúdo padrão que você quer utilizar nas configurações de visualização alternativa e link de remoção das suas mensagens, texto de introdução que será mostrado na janela de motivos de remoção e de encaminhamento de mensagens. Para saber mais sobre estes recursos, veja os tópicos relacionados no final desta tela.

Logomarca

A logomarca que você inserir no sistema será utilizada na tela de motivos de remoção, apresentada ao contato quando ele clicar no link de remoção, na janela utilizada pelo sistema de indicação onde seu contato poderá fornecer nome e e-mail de outros colegas, e na criação dos relatórios estatísticos exportados para PDF.

 

APÊNDICE I Taxa de Entrega de Mensagens

Este tópico contém informações importantes sobre ações que você deve tomar para aumentar o índice de entrega de suas mensagens e, conseqüentemente, a audiência de suas ações de e-mail marketing.

Em resumo, você deve observar os seguintes itens:

- Escolha correta do endereço de remetente das suas mensagens - Cuidados importantes quanto ao conteúdo das mensagens - Selecionar uma velocidade adequada para o disparo dos e-mails - Manter suas listas de contatos sempre atualizadas - Configurar, junto ao seu provedor, o SPF, explicado mais adiante.

 

Escolha correta do endereço de remetente

Utilize um remetente válido para suas mensagens. O uso de um endereço de e-mail inválido é uma das características do spam e causa bloqueio por alguns provedores, reduzindo a quantidade de mensagens entregues.

A Mandic E-Mail Marketing intercepta todas as mensagens de erro que eventualmente retornarem do seu disparo, impedindo que elas congestionem sua caixa postal. Sendo assim, não há motivos para utilizar um e-mail inválido aqui.

Nunca utilize como endereço de remetente e-mail de outros provedores. Por exemplo, se você enviar um e-mail com o remetente O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. suas mensagens são bloqueadas pela maioria dos grandes provedores, incluindo o próprio Hotmail. Somente mensagens que saírem dos computadores do Hotmail podem ter como remetente um endereço que termina com “@hotmail.com”. Isto vale também para outros provedores como Yahoo, Gmail, UOL, Etc.

 

Cuidados com o conteúdo das mensagens

Evite enviar mensagens compostas somente por uma grande imagem. A maioria dos softwares anti- spam rejeita isto. Procure criar peças compostas de textos e imagens.

Evite também criar links que aparecem como um endereço web. Em vez disso, crie um texto comum e configure-o para ser um link para o endereço desejado. Por exemplo, em vez de inserir o texto:

 www.meusite.com.br
 

troque-o por algo como:

 Acesse este link para visitar nosso site

e associe a este texto o endereço o site desejado.

Sempre que possível, evite o uso de formulários (campos para preenchimento de informações) ou de códigos em JavaScript dentro da sua mensagem. Ambos são utilizados normalmente para extrair dados do usuário, mas nem sempre isto é utilizado com objetivos claros. Por esta razão muitos softwares anti- spam bloqueiam a mensagem. Prefira criar um link na sua mensagem, conviando o leitor a acessar uma página específica para preenchimento de dados.

Após concluído o conteúdo da mensagem, verifique se ela contém características que possam causar seu bloqueio. Alguns sistemas anti-spam avaliam textos específicos comuns em spams, tamanho e quantidade de imagens e outros atributos que podem ser ajustados para melhorar a taxa de entrega.

Nosso sistema possui um recurso específico para avaliar o conteúdo das suas mensagens. Para utilizá- lo acessea página de mensagens e veja o ícone “Verificação Anti-spam”.

 

Velocidade do envio

Quanto maior a quantidade de contatos de um envio, maiores são as chances de uma parte das suas mensagens não serem entregues. Isto ocorre porque alguns provedores não têm capacidade de receber grandes volumes de mensagens em pouco espaço de tempo.

Quando isto acontece, nosso sistema continua tentando reenviar a mensagem por até seis vezes ao longo das próximas seis horas desde a primeira tentativa, mas ainda assim possível que algumas mensagens não sejam entregues.

Esta limitação começa a ser significativa a partir de cem mil e-mails, portanto, sempre que for possível para você, procure fazer disparos em lotes parciais. Por exemplo, sempre que for possível enviar 100 mil e-mails ao longo do dia, utilize os campos específicos na tela de agendamento do disparo e determine que o disparo deverá fazer uma pause de 1 hora a cada 5 mil e-mails.

 

Qualidade da lista

Outro motivo de um baixo índice de entrega está associado à qualidade da lista de contatos. Alguns provedores utilizam um recurso de bloqueio quando recebem um alto índice de mensagens destinadas à endereços inválidos. Isto serve para evitar sobrecarga do sistema, já que para cada mensagem inválida é necessário emitor outra, informando o erro. Não se trata necessariamente de uma proteção contra spam mas de uma forma de evitar excessos.

Isto significa que, após um determinado percentual de endereços inválidos, o provedor bloqueia o servidor do remetente por algum período (normalmente por 1 ou 2 horas) e as demais mensagens enviadas a ele não são mais recebidas, mesmo que sejam para endereços válidos.

A quantidade de e-mails e o tempo de bloqueio variam conforme o provedor. Nem todos possuem este mecanismo, porém, quando isto acontece, independente de qual sistema você estiver utilizando para enviar as mensagens, elas serão bloqueadas.

Com o tempo, conforme sua lista estiver sendo atualizada e os endereços inválidos forem marcados com seu devido status, este bloqueio cessa automaticamente.

Importante: Este sistema possui um recurso de envio inteligente que avalia a concentração de endereços de um mesmo provedor e gerencia a velocidade do disparo, de forma a evitar o bloqueio descrito acima. Para ativar este recurso, selecione a opção “Primeiro disparo”, na tela de agendamento do envio.

 

Listas negras

Todo servidor de envio de e-mails possui uma identificação única chamada de IP (Internet Protocol). O número do IP é o que identifica a origem das mensagens.

Quando um usuário dispara uma ação para uma lista que não seja de origem confiável, é comum a ocorrência de endereços “armadilhas”, que estão associados à organizações de combate ao Spam.

Estes endereços são conhecidos como Spam Traps e estão espalhados por todos os tipos de CDs, com milhões de e-mails vendidos por alguns reais pela Internet.

Quando o usuário envia um e-mail para um Spam Trap, o IP do servidor de origem é automaticamente inserido em uma lista negra. Isto pode durar algumas horas ou vários dias, dependendo da organização que gerencia a lista.

Do outro lado, alguns provedores consultam estas listas negras antes de autorizarem o envio de mensagens. Se o IP do servidor de envio estiver numa destas listas, o provedor do destinatário irá recusar a mensagem.

Este tipo de bloqueio é impossível de ser contornado por qualquer tipo de sistema de envio de mensagens, por isso, recomendamos fortemente que você não utilize listas cuja origem não seja confiável.

 

Configuração do SPF (Sender Policy Framework)

A maioria dos provedores verifica se o servidor de onde a mensagem foi enviada é o mesmo que administra as contas de e-mail do remetente. Quando este requisito não é atendido, a mensagem pode ser rejeitada ou armazenada em pastas conhecidas como “lixo eletrônico”.

Como evitar isto se os e-mails partem dos servidores da Mandic ?

Para resolver isto é necessário que seja feita uma configuração junto ao seu provedor, para que os servidores da Mandic sejam autorizados a enviarem e-mails em seu nome. Tecnicamente isto se chama SPF (Sender Policy Framework) e embora pareça algo complexo, sua configuração é extremamente simples e pode ser feita com ajuda de nossos especialistas.

O SPF foi criado para proteger a sua marca/domínio, pois se alguém tentar enviar um e-mail a partir de um servidor não autorizado, ela será considerada “potencialmente perigosa” e pode ser rejeitada ou entregue na caixa de lixo eletrônico.

Portanto, recomendamos que você entre em contato conosco para que possamos dar início ao processo de configuração do SPF junto ao seu provedor.

 

APÊNDICE II – Módulo de Integração com outros sistemas ou sites

Este sistema provê um módulo baseado em Web Services, que permite integrar todos os seus recursos com outros sistemas e sites. Uma utlização bastante comum deste recurso é a integração entre o cadastro dos internautas, no seu site, com a lista de contatos do sistema. Com a inclusão de poucas linhas no seu site, você pode alimentar automaticamente suas listas de contatos sem a necessidade de gerar arquivos e importá-los posteriormente.

Se o seu site oferece algum tipo de cadastro (newsletters, informativos, loja virtual, etc.), e você gostaria de integrá-lo com o sistema, entre em contato conosco. Nós enviaremos as instruções para o seu web designer, que poderá implantar isto de forma bastante simples e sem custo adicional.

Se preferir, envie-nos sua necessidade e nossos técnicos irão lhe orientar sobre como proceder para implementar qualquer nível de integração, desde simples atualizações em listas até a operação completa do sistema, através de dispositivos desenvolvidos na sua empresa.

 

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